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Chez ST Digital, nous accompagnons des dizaines d'entreprises chaque année sur leurs environnements Microsoft.
Et il y a un constat que je fais systématiquement :
La majorité des entreprises africaines paient leur Microsoft trop cher. Pas un peu trop cher. Beaucoup trop cher.
Des licences E5 pour des collaborateurs qui n'utilisent que Outlook. Des comptes actifs pour des employés partis depuis 2 ans. Des add-ons facturés que personne n'a jamais activés.
Et
en 2026, ça va empirer : Microsoft augmente encore ses prix, change ses règles
de licensing, et pousse Copilot en add-on payant.
Cet article n'est pas un cours sur le licensing Microsoft. C'est un guide terrain, écrit depuis l'Afrique francophone, pour vous aider à reprendre le contrôle de votre budget Microsoft. Avec des chiffres en FCFA, des exemples concrets, et un plan d'action que vous pouvez exécuter dès lundi.
Sommaire
→ Partie 1 : Ce qui change en 2026 (et pourquoi ça vous concerne)
→ Partie 2 : Les 5 erreurs qui vous coûtent des millions chaque année
→ Partie 3 : Comment auditer vos licences en 5 étapes
→ Partie 4 : Plan d'action — reprendre le contrôle en 30 jours
→ Bonus : Simulateur d'optimisation Microsoft (gratuit)
Partie 1 — Ce qui change en 2026 (et pourquoi ça vous concerne)
Microsoft a annoncé plusieurs évolutions majeures pour 2026. Voici ce qui impacte directement les entreprises en Afrique francophone :
Hausse des prix — la tendance se confirme
Les tarifs Microsoft 365 ont augmenté en moyenne de 10 à 20% entre 2023 et 2025. En 2026, une nouvelle vague de hausses touche plusieurs plans, notamment les licences Business Premium et E3.
Pour une entreprise de 200 collaborateurs sous E3, ça représente entre 5 et 15 millions FCFA supplémentaires par an. Sans rien changer. Sans un seul utilisateur en plus.
Copilot — la fonctionnalité qu'on va vous pousser à acheter
Microsoft Copilot (l'assistant IA intégré à Office) n'est pas inclus dans les licences standard. C'est un add-on à ~30 USD/utilisateur/mois.
Pour 50 utilisateurs, ça représente ~12 millions FCFA/an. La question n'est pas "est-ce que c'est bien". La question est : "est-ce que vous en avez réellement besoin aujourd'hui ?"
La réponse pour 80% des entreprises que nous accompagnons : pas encore. Mais vous allez subir la pression commerciale.
Évolutions de licensing — le diable est dans les détails
Microsoft simplifie certains plans et en complexifie d'autres. Résultat : si vous ne suivez pas activement les changements, votre revendeur vous vendra ce qui l'arrange, pas ce qui vous convient.
│ Ce que je dis toujours aux DSI : Microsoft n'est pas votre ennemi. Mais votre ignorance sur le licensing, elle, est votre pire ennemi.
Partie 2 — Les 5 erreurs qui vous coûtent des millions
Après des dizaines d'audits licensing, voici les 5 erreurs que je retrouve systématiquement :
Erreur #1 : Des licences E5 pour tout le monde
Le plan E5 est le plus complet — et le plus cher. Il inclut la téléphonie, la conformité avancée, la sécurité premium.
Dans les faits : 70% de vos collaborateurs n'utilisent que Outlook, Teams et Word. Ils n'ont besoin que d'un E1 ou E3.
Coût de l'erreur : un E5 coûte environ 2x plus qu'un E3. Sur 100 licences surdimensionnées, ça fait ~20M FCFA/an jetés par la fenêtre.
Erreur #2 : Les licences fantômes
Des employés partis, des stagiaires terminés, des comptes de test oubliés. Tous facturés chaque mois.
Dans une entreprise de 300 personnes que nous avons auditée à Abidjan, nous avons trouvé 47 licences actives pour des personnes qui ne travaillaient plus là. 47.
Coût de l'erreur : ~8M FCFA/an. Pour des comptes que personne n'utilise.
Erreur #3 : Aucune négociation avec le revendeur
La majorité des entreprises africaines renouvellent leur contrat Microsoft sans négocier. Elles paient le prix affiché.
Or, il existe des leviers de négociation : engagement pluriannuel, volume, migration de plan, timing du renouvellement. Votre revendeur ne vous les proposera pas spontanément — c'est à vous de les activer.
Erreur #4 : Pas de gouvernance des add-ons
Power BI Pro, Visio, Project, Defender for Endpoint, Intune... Chaque add-on paraît anodin individuellement. Mais cumulés sur 200 utilisateurs, ça chiffre.
J'ai vu des entreprises où les add-ons représentaient 40% de la facture Microsoft totale. Sans que le DSI le sache.
Erreur #5 : Aucune revue annuelle
Le licensing Microsoft, ce n'est pas un "set and forget". Les besoins évoluent. Les prix changent. Les offres aussi.
Si vous n'avez pas revu votre contrat depuis plus de 12 mois, vous payez probablement trop. C'est mathématique.
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Partie 3 — Comment auditer vos licences en 5 étapes
Vous n'avez pas besoin d'un consultant pour faire un premier état des lieux. Voici un processus simple que votre DSI peut lancer dès cette semaine :
Étape 1 : Extraire la liste complète des licences actives
Depuis
le portail Microsoft 365 Admin, exportez la liste de tous les utilisateurs avec
leur plan de licence. C'est un export CSV. 5 minutes.
Étape 2 : Croiser avec votre liste RH
Comparez
les utilisateurs actifs dans Microsoft avec votre effectif réel. Cherchez les
écarts : les comptes orphelins, les doublons, les stagiaires terminés. C'est
souvent là que se cachent les premiers millions d'économies.
Étape 3 : Analyser l'usage réel par profil
Le portail Admin donne des rapports d'utilisation : qui utilise quoi, à quelle fréquence. Un collaborateur qui n'ouvre que Outlook et Teams n'a pas besoin d'un E5 à 36 USD/mois.
Classez vos utilisateurs en 3 profils :
→ Profil Basic (Outlook + Teams) → E1 ou Business Basic
→ Profil Standard (Office complet + OneDrive) → E3 ou Business Standard
→ Profil Premium (Sécurité + Conformité + Analytics) → E5
Étape 4 : Lister tous les add-ons actifs
Faites l'inventaire de chaque add-on facturé. Pour chacun : qui l'utilise ? Depuis quand ? Est-ce indispensable ? Vous allez avoir des surprises.
Étape 5 : Calculer votre TCO réel sur 3 ans
Additionnez : licences de base + add-ons + coût de gestion interne + coûts cachés (formation, support, migration). Projetez sur 3 ans avec les hausses annoncées.
C'est CE chiffre que votre DG doit voir. Pas la facture mensuelle. Le coût total de possession sur 3 ans.
Partie 4 — Plan d'action : reprendre le contrôle en 30 jours
Voici un plan réaliste pour une entreprise de 100 à 500 collaborateurs :
Semaine 1 — L'état des lieux
→ Extraire la liste des licences (Étape 1)
→ Croiser avec les effectifs RH (Étape 2)
→ Identifier les licences fantômes → les désactiver immédiatement
Gain rapide estimé : 3 à 10M FCFA/an selon la taille.
Semaine 2 — L'analyse d'usage
→ Tirer les rapports d'utilisation
→ Classifier les utilisateurs en 3 profils
→ Identifier les licences surdimensionnées
Gain estimé : 10 à 25M FCFA/an sur le right-sizing.
Semaine 3 — L'audit des add-ons
→ Inventaire complet des add-ons
→ Décision garder/supprimer pour chacun
→ Négociation avec le revendeur si renouvellement proche
Semaine 4 — Le plan à 12 mois
→ Calculer le TCO réel sur 3 ans
→ Préparer la stratégie de renouvellement
→ Mettre en place une revue trimestrielle des licences
→ Présenter les résultats au DG (avec chiffres avant/après)
En 30 jours, sans investissement supplémentaire, vous pouvez réduire votre facture Microsoft de 15 à 30%. Je l'ai vu chez des dizaines de clients.
Microsoft est un outil extraordinaire. Ce n'est pas le problème.
Le problème, c'est l'absence de stratégie pour le gérer.
En Afrique francophone, on a pris l'habitude de subir les prix des éditeurs internationaux. On renouvelle sans négocier. On achète sans auditer. On paie sans compter.
En 2026, avec les hausses de prix, l'arrivée de Copilot, et la complexification du licensing, ce n'est plus tenable.
Il est temps de reprendre le contrôle.
Pas en abandonnant Microsoft. En le maîtrisant.
Chez ST Digital, nous accompagnons des entreprises dans 7 pays d'Afrique sur ces questions. Pas pour vendre plus de licences pour en acheter moins et mieux.
Si après avoir lu cet article, vous réalisez que vous ne savez pas exactement combien vous coûte Microsoft... c'est peut-être le signe qu'il est temps d'agir.
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