La signature électronique, l’ultime allié digital contre la Covid 19

Avec la pandémie du Covid19 et les nouvelles exigences qu’elle impose aux entreprises, la signature électronique est plus que jamais d’actualité.

De par sa nature et son fonctionnement, elle offre en effet des réponses adéquates aux entreprises souhaitant poursuivre efficacement leurs activités dans ce contexte économique et sanitaire très particulier.

Déjà utilisée dans les secteurs comme les RH, l’assurance et la banque, la signature électronique peut également être adoptée dans les domaines administratif, juridique ou encore commercial. Elle permet de signer en quelques secondes et sans contact physique des documents essentiels au bon fonctionnement des entreprises, tels que :

· Les contrats de travail ;

· Les factures ;

· Les bons de commande ;

· Les mandats et les compromis de vente ;

· Les devis ;

· Les documents comptables ;

· Les documents juridiques ;

· Les actes notariés.

Les avantages de la signature électronique dans le contexte actuel

En cette période de Covid19, la signature électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises :

Des gains de temps majeurs, même en télétravail

Plus besoin d’attendre plusieurs jours pour que la poste achemine un contrat, un devis ou tout autre type de document nécessitant une signature. Quelques secondes suffisent désormais pour que tout collaborateur, qu’il soit confiné chez lui ou tout simplement en situation de télétravail, puisse signer un document en quelques clics depuis son smartphone, sa tablette ou son ordinateur. Cela accélère considérablement le délai de traitement des dossiers et réduit les temps morts.

Ce côté rapide et pratique constitue l’un des avantages majeurs de la signature électronique pour des départements essentiels de l’entreprise comme le département commercial, le secteur juridique et les ressources humaines où la célérité est une exigence majeure.

Une réduction des coûts de fonctionnement

Dans un contexte marqué par la crise économique, l’e-signature présente un réel avantage financier pour les entreprises. Elle permet en effet de réaliser des économies significatives sur l’achat de papier, d’encre, de stylos, ainsi que sur les frais d’impression des documents à signer, les frais d’envoi et les frais de déplacement, entre autres.

L’impact sur les budgets annuels dédiés à ces postes est palpable et l’argent économisé peut être affecté à d’autres postes de dépense

Un suivi en temps réel de l’avancement des dossiers

Grâce au certificat numérique, la signature électronique permet de suivre les documents et les dossiers en temps réel. Chaque modification est automatiquement enregistrée et l’auteur peut être facilement retrouvé.

De plus, elle permet de relancer en seulement quelques clics, un signataire défaillant. Cette solution peut également servir d’indicateur pour évaluer la célérité de traitement de plusieurs parties prenantes dans une boucle de signature.